Déroulement d’une rencontre

Les rencontres du club Olympia

Souvent nos invités effectuent des commentaires à propos du déroulement de nos rencontres. Certains sont impressionnés par leur structure et leur protocole. D’autres au contraire souligne le climat chaleureux qu’on y retrouve. Tous s’entendent pour dire que le cadre dans lequel se déroulent les rencontres est un outil qui favorise les prises de paroles des membres et qui leur donne la possibilité de développer leurs habiletés en communication et en leadership.

Deux jours après chaque rencontre, les membres et les invités du club reçoivent par courriel l’ordre du jour de la rencontre suivante. Cet ordre du jour comprend trois parties : la période des affaires, la période éducative et la période d’évaluation.

La période des affaires est constituée de trois points précis : l’ouverture de l’assemblée, la session des affaires proprement dites et l’introduction du thème de la soirée. La période éducative laisse la place aux membres qui ont préparés des discours de même qu’à une période d’improvisations. Finalement, la période d’évaluation permet aux différents évaluateurs d’évaluer les présentations des membres qui sont intervenus dans les deux périodes précédentes.

Afin de vous donner une idée générale du déroulement d’une soirée typique au Club Olympia, nous vous présentons le plan de l’ordre du jour. Cliquez sur chaque élément pour avoir plus d’information sur le contenu de chaque partie.

Programme type d’une soirée

Ouverture de l’assemblée

  • Mot de bienvenue du président
    Présenté par l’huissier de la soirée, le président souhaite la bienvenue aux membres et prend la peine de saluer les invités présents.
  • Le toast
    À l’origine, les réunions se faisaient autour d’un repas et la coutume de porter un toast à l’hôte de la soirée a donné le nom au tout premier club Toastmasters et plus tard à l’ensemble des clubs. À chaque semaine on porte un toast à un personnage qui est lié de près ou de loin au thème de la soirée.

La session des affaires

  • Points divers
    Le président du club prend la parole pour rappeler, brièvement les principaux événements qui ont marqué la vie du club ainsi que les principales activités à venir.
  • Modification à l’ordre du jour
    En cas de changements à l’ordre du jour (annulation d’un discours, absence d’un membre et nécessité de lui trouver un remplaçant pour remplir son rôle), le vice-président à la formation prend la parole pour énoncer les dernières modifications au programme de la soirée. Il en profite pour inciter les membres à prendre des rôles au cours des prochaines rencontres en faisant circuler une grille où les membres peuvent inscrire leur nom vis-à-vis les rôles qui les intéressent.

Introduction du thème de la soirée

À chaque rencontre, un membre prend la responsabilité d’animer la soirée. Pour ce faire, il a la responsabilité de choisir un thème pour son animation.

  • La minute du leader
    Animée par le vice-président à la formation, cette période est consacrée à la promotion de la formation au leadership offerte par TM International. Aussi, elle vise à encourager les membres à prendre des initiatives dans leur milieu de travail afin de développer leurs qualités de leader.
  • Pensée du jour
    À chaque semaine, un membre prend la parole pour énoncer la pensée du jour, soit une citation célèbre ou un proverbe connu qui ont un lien avec le thème de la soirée. En plus d’énoncer la pensée, il présente brièvement son auteur et/ou les raisons pour lesquelles cette pensée l’inspire.
  • Histoire humoristique
    Faire rire son auditoire est un gage de succès en art oratoire. Il est possible pour les membres de maîtriser l’art de raconter des blagues en prenant le rôle de l’histoire humoristique. Il faut cependant choisir une blague qui respecte le code d’éthique Toastmasters, c’est-à-dire, non grivoise, non sexiste et non raciste. Bien sûr, la blague doit aussi être en lien avec le thème de la soirée.
  • Rôle de l’évaluateur de la langue et du mot du jour
    En communication orale, la qualité de la langue employée est capitale. Plus notre vocabulaire est riche et varié, plus il est facile d’exprimer nos idées. L’évaluateur de la langue et du mot du jour a pour mission d’être le gardien de la qualité du langage. En même temps, il pose un défi supplémentaire aux différents intervenants en leur proposant un mot du jour à employer le plus souvent possible au cours de la soirée.
  • Rôle de l’évaluateur général
    L’évaluation générale a pour but de donner une vue d’ensemble de la soirée. Le membre qui rempli ce rôle notera les points forts et proposera des pistes d’améliorations à toutes les personnes qui prendront la parole au cours de la soirée, à l’exception des orateurs et des improvisateurs, qui eux seront évalués par d’autres membres du club.
  • Rôle du chronométreur
    Prononcer un discours en respectant son temps de parole est peut-être un des apprentissages les plus difficiles à faire en communication. Qu’importe le temps alloué, on se retrouve toujours avec trop de choses à dire. Le chronométreur a pour objectif de s’assurer que les principaux intervenants respectent leur temps de parole. À ce stade-ci de la rencontre, il rappelle les principaux objectifs liés au rôle et il énonce les temps que devront respectés les improvisateurs, les orateurs, les évaluateurs et l’évaluateur général.

La session des improvisations

  • Improvisations
    La période d’improvisation couvre deux objectifs précis : premièrement, elle vise à permettre aux membres qui n’ont pas de rôles à jouer au cours de la rencontre de prendre la parole. Ensuite, elle vise à développer l’habilité à prendre la parole à l’improviste et à s’exprimer de manière structurée sur un sujet imposé sur lequel nous n’avons pas toujours des choses à dire.
  • Rapport du chronométreur
    Le chronométreur intervient une seconde fois pour énoncer la durée des improvisations faites par chacun des membres du club qui ont été sélectionnés. Ceux qui ont dépassé le temps alloué sont disqualifiés. Les autres sont éligibles au prix de la meilleure improvisation de la soirée. Après l’intervention du chronométreur, les membres sont invités à voter pour la meilleure improvisation.

Pause de 10 minutes

Discours

  • Discours divers
    Il s’agit de discours préparés par les membres afin d’atteindre un des objectifs des discours proposés dans le manuel de communication de base ou dans les manuels de discours avancés. Parfois, le discours préparé prend la forme d’une capsule éducative.

Évaluations

Cette dernière période de la rencontre vise à donner aux membres qui ont pris la parole lors de la rencontre une rétroaction sur leur performance, en faisant ressortir les points positifs de leur intervention tout en leur suggérant des pistes d’amélioration. Au club Olympia, nous valorisons le renforcement positif. Cela dit, lorsqu’un discours ne répond pas aux objectifs qui lui sont rattachés, nous prenons la peine de le souligner aussi dans l’intérêt des membres, afin qu’ils puissent mieux se préparer pour leur prochaine intervention.

  • Évaluation des improvisations
    L’évaluateur des improvisations prend une minute pour commenter la performance de chaque improvisateur. Il relève un point positif et un point à améliorer pour chaque improvisateur. Il peut aussi commenter le contenu des improvisations en suggérant des pistes d’améliorations pour ses prochaines performances.
  • Évaluation des discours
    Les évaluateurs de discours ont pour rôle, en plus de souligner les forces des orateurs et de leur suggérer des pistes d’amélioration, de confirmer si les objectifs qu’ils avaient à atteindre dans la réalisation de leur projet ont été réellement atteints.
  • Évaluation de la langue et du mot du jour
    Au cours de la soirée, nous avons normalement le privilège d’entendre des perles de la langue française ainsi que quelques usages erronés de certains mots ou expressions. L’évaluateur de la langue dresse l’inventaire de tout ce qu’il a entendu en matière de bons et de mauvais usages de la langue et propose des suggestions de remplacement pour améliorer le niveau de langue. Aussi, il révèle combien de fois le mot du jour a été prononcé.
  • Rapport du chronométreur
    Pour que les orateurs et les évaluateurs soient éligibles au vote qui détermine les meilleures interventions de la soirée, ils doivent avoir respecté les temps qui leur ont été alloués. Le rapport du chronométreur permet de déterminer l’éligibilité des participants.
  • Rapport de l’évaluateur général
    L’évaluateur générale effectue une rétrospective de la soirée et souligne un point fort et une piste d’amélioration pour tous les intervenants, sauf les improvisateurs et les orateurs, qui ont déjà été évalués.

Mot de la fin

Remise des récompenses

Levée de l’Assemblée

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